להוביל שינוי ארגוני

הפילוסוף היווני הרקליטוס אמר פעם:

או-הו, אם הוא רק היה יודע כמה עוד ישתנה מאז 500 לפנה"ס…

טכנולוגיות חדשות, שינויים דמוגרפיים, תרבות משתנה או שווקים שקמים ונעלמים, בעולם הארגוני השינוי קורה כל הזמן.

אבל שינוי ארגוני לא קורה למערכות. הוא קורה לאנשים.

וכששוכחים את זה, השינוי נשאר זיכרון עמום מפרזנטציה שהעבירו פעם בחדר הישיבות הצוותי.
נחמד? אולי.
מוטמע? לא באמת.

החדשות הטובות הן שיש דרך לגרום לשינוי לקרות.
איך? עם 5 שלבים מעשיים ואנושיים:

שלב 1: לראות את הצורך

שינוי מתחיל כשמשהו כבר לא עובד כמו פעם.
ברגע שאנשים מבינים למה קורה שינוי הם מתחילים לפקוח עיניים.
כדי שזה יקרה, חשוב לדבר בשפה שלהם, לשתף במידע אמיתי, ולחבר כל אחד למשמעות האישית של השינוי מבחינתו. כדאי שתסבירו מה יהיה שונה ביום-יום של אותה עובדת או עובד אחרי השינוי.
נניח, במקום להכריז "מעכשיו אנחנו עוברים למערכת חדשה", נסו להגיד מה עכשיו לא בסדר ומה המשמעות החדשה: "המערכת הנוכחית יוצרת כפילויות ודורשת הרבה עבודה סיזיפית. המערכת החדשה אמורה לחסוך זמן."

שלב 2: לרצות להשתנות

גם כשמבינים למה השינוי חשוב, לא תמיד בא לנו לשנות. וזה בסדר.
אנשים צריכים להבין מה יצא להם מזה ברמה האישית, המקצועית והיומיומית.
כדי לייצר מוטיבציה להשתתף בשינוי, צריך לדבר בגובה העיניים, לתת מקום לשאלות ולשתף גם בהתלבטויות.
כדאי לפתוח את השיח ולאפשר לאנשים להגיד בקול מה הם מרגישים: האם הם חוששים? סקפטיים? סקרנים? אדישים? הכול לגיטימי! וברגע שזה נאמר, אפשר להתחיל לעבוד עם זה.
והכי חשוב, לא לדבר על העובדים, אלא איתם.
מנהלת צוות למשל, יכולה לשתף את העובדות והעובדים בניסיון האישי שלה: "תראו, גם אני התלבטתי לגבי הכלי החדש. ברור שהוא לא נותן בדיוק את אותה הפונקציונליות כמו הכלי הקודם. אבל בסופו של דבר, גיליתי שזה דווקא חוסך לי כמה שעות בשבוע על הדוחות שעבדתי עליהם ידנית. מה אתם חושבים שצריך לשפר כדי לייעל גם את העבודה שלכם?"

שלב 3: להבין מה לעשות

אז עכשיו כשיש מוטיבציה, הראש זמין ללמידה.
זה הזמן לעזור לעובדות ולעובדים לדעת בדיוק מה לעשות, איך ומתי.
כדי שזה יעבוד, הלמידה צריכה להיות פרקטית, ממוקדת וזמינה בדיוק בזמן הנכון.
לא להסתמך על קורס כללי ועמוס, אלא לתת מידע קצר, רלוונטי, מעודכן, ועדיף כזה שאפשר להתחיל ליישם מיידית.
אפשר לשלב בין פורמטים שונים של למידה: סרטונים קצרים, צ’ק-ליסטים, למידה עם קולגות, טיפים, או פורום של שאלות ותשובות.
נגיד, במקום לשלוח את כולם לקורס של 6 שעות על המערכת החדשה שנכנסת בחודש הבא, אפשר להציע להם סרטון של 5 דקות בכל יום, בדיוק כשהם מתחילים להשתמש בה.

שלב 4: להתחיל ליישם

אחרי שמבינים מה לעשות צריך פשוט להתחיל.
זה השלב שבו עוברים מהתיאוריה לפרקטיקה, ומתנסים באמת.
לא צריך לחכות לזמן שבו כל הידע נצבר, אלא להפך. דווקא טעויות קטנות, חיכוכים ראשוניים והתנסות מדורגת הם דרך יעילה לבנות ביטחון.
מה יכול לעזור? לתכנן משימות ראשונות שקל ליישם בהן את השינוי, לארגן תרגול בצוות או סימולציות קצרות, ולתת מקום לטעויות.
אם למשל עברתם לכלי חדש לניהול משימות, תוכלו להתחיל בקטן: קבוצה מצומצמת של עובדות ועובדים משתמשת בו שבוע ראשון, מדווחת חוויות, ואז משפרים.

שלב 5: להתמיד

גם כשהשינוי כבר קורה, הוא לא בהכרח נשאר.
קל מאוד לחזור אחורה להרגלים הישנים, במיוחד כשקצב העבודה גבוה או כשאין בקרה ותמיכה.
כדי ששינוי באמת יוטמע, הוא צריך להפוך לחלק מהשגרה.
וזה אומר לא רק לסיים את ההדרכה וההתנסות ולקפל את הבאסטה. אלא לדבר את השינוי, למדוד אותו ולתחזק אותו.
מה יכול לעזור? להכניס את השינוי ליעדים ולמדדים של הצוותים, להשתמש בשפה חדשה שמתייחסת לשינוי (למשל, "שייכת את המשימה לטלי במערכת?"), לתת פידבק שוטף לא רק כשמשהו לא עובד, לשתף סיפורי הצלחה קטנים וגדולים…
בואו נצא מהמערכת לדוגמה אחרת. נגיד שהתחלתם תהליך חדש של משוב לעובדים, שימו תזכורת ביומן, שאלו בפגישות צוות איך זה הלך ואיך זה מרגיש, שתפו דוגמה ממשוב מוצלח שאחד המנהלים העביר וספרו מה השתנה בעקבות אותו המשוב.
כשהשינוי נמצא בשיח היומיומי, הוא באיזשהו שלב מפסיק להיות שינוי והופך להיות פשוט איך שאנחנו עובדים.

השלבים מבוססים על מודל ADKAR שפותח ע"י Prosci, ומחזירים את הפוקוס למה שחשוב באמת:
האנשים שבזכותם שינוי מצליח.